Home » Archieven voor Hans Strokap

Auteur: Hans Strokap

Ik ben werkzaam bij Topicus, daar ben ik verantwoordelijk voor het verbeteren van de efficiency op de afdeling accounting & control. Daarnaast ben ik mede-eigenaar van LEEV raadgevers, waarbij ik mij bezig hou met bedrijfsadvies en administratie. Verder mag ik graag schrijven over van alles wat op mijn pad komt.

Administratie efficiënt uitwisselen tussen administratiekantoor en klant

U kent het wel ieder kwartaal met de map of de schoenendoos onder de arm naar de boekhouder voor de aangifte omzetbelasting. SnelStart administratie AppZo ging dat ook bij onze klant, een therapeut. Hij bracht ieder kwartaal de administratie in een map met bankafschriften, facturen en het overzicht met de kas bij ons langs.

Wij hebben een avond met hem ingepland om hier verandering in te brengen. We hebben ervoor gezorgd door middel van een aantal hulpmiddelen dat de administratie dagelijks bij is. We zijn hierbij uitgegaan van SnelStart als basis.

Snelstart app

De eerste stap die we hebben gezet is de administratie in de Cloud te zetten door “samenop” te gaan. Daarna heeft hij de App geinstalleerd op zijn smartphone, hierdoor heeft hij meer inzicht in zijn administratie.

bankkoppeling

Als tweede stap hebben we zijn zakelijke ING-bankrekening aan de SnelStart omgeving gekoppeld, dat gaat erg eenvoudig via de stappen die je vind op de webomgeving van SnelStart. Dagelijks worden daardoor de bankmutaties automatisch ingelezen in SnelStart. Hierdoor worden er dus geen mutaties meer vergeten en is de bank dagelijks bijgewerkt. Daarnaast bespaart het voor onze klant tijd, want hij hoeft geen bankafschriften meer te printen aan het einde van het kwartaal.

Verkoopfacturen

Vervolgens hebben wij de uitgeschreven kwitantie vervangen door een factuur. Onze klant gaat nu via het Snelstart Web of in de SnelStart App verkoopfacturen aanmaken. De

verkoopfacturen print hij voorafgaande aan de afspraak, zodat de deze na de afspraak contant kunnen worden betaald. Dit wordt direct in de SnelStart App verwerkt. Er zijn echter ook klanten die achteraf per bank betalen, daarom is gekozen om ook de koppeling met Mollie te activeren. De klanten die ervoor kiezen om achteraf per bank te betalen ontvangen de factuur per e-mail, samen met een betaal-link. Deze betaal-link is gekoppeld aan iDeal waardoor de ontvanger deze in zijn eigen bank App kan betalen. Deze betaling wordt automatisch in de administratie verwerkt, waardoor ook dit deel van de administratie altijd bij is.

inkoopfacturen

Voor de inkoopfacturen hebben we de volgende 3 oplossingen geïmplementeerd:

  • Storecove –> dit is een oplossing die de facturen ophaalt uit portals van diverse leveranciers. Deze facturen worden vervolgens als UBL-bestand overgezet naar de gekoppelde administratie.
  • Go2UBL –> facturen die per mail ontvangen worden als PDF kunnen worden doorgestuurd naar een bepaald e-mailadres. Daar worden ze omgezet worden als UBL-bestand dat wordt overgezet naar de gekoppelde administratie.
  • “scannen” met de SnelStart App –> van een papieren inkoopfactuur of kassabon wordt een foto gemaakt met de SnelStart App, die als bijlage bij een inkoopboeking in de administratie wordt opgeslagen.

Met behulp van bovenstaande stappen hebben we ervoor gezorgd dat er geen map meer hoeft worden bijgehouden die elk kwartaal verhuist van klant naar “boekhouder” en weer terug. Hierdoor hebben we er samen voor gezorgd dat het aan het begin van het kwartaal minder druk is. De werkzaamheden zijn nu beter verspreid over het kwartaal en de aangifte kan nu sneller worden ingediend.

Neemt u contact met ons op als u ook gebruik wilt maken van onze dienstverlening op het gebied van administratie.

Standvastigheid en discipline.

Afgelopen zondag was het zover. Ik heb mijn eerste marathon gelopen. Na maanden van voorbereiding, uren training en kilometers lopen is het mij gelukt om 42,195 km in 4 uur 7 minuten en 59 seconden af te leggen.

Zonder discipline was dit mij niet gelukt, dan was ik geen 4 keer per week gaan trainen in de vakantie met het warme weer. Dan was ik tijdens het personeelsweekend niet 2 keer gaan lopen. En was mijn voorbereiding niet optimaal geweest.

Zonder standvastigheid was het mij ook niet gelukt. Dan had ik na 28km, toen ik het moeilijk had, een metro opgezocht om me naar de auto te brengen. Maar opgeven was voor mij geen optie. Ik moest en zou die marathon volbrengen. Als inlossen van mijn belofte aan de donateurs voor het Hersentumorfonds. Maar ook alle toeschouwers hebben mij hierbij geholpen. Door mijn naam te scanderen als ik aan kwam rennen. En alleen al door er te zijn. Ik wilde niet kappen voor het oog van zoveel mensen.

Voor mensen met budgetuitdagingen of schulden zijn deze woorden ook erg belangrijk. Je moet gedisciplineerd zijn om alles volgens afspraak te doen. En zonder standvastigheid gooi je bij de eerste tegenslag de handdoek in de ring.

Wij kunnen u helpen bij deze uitdagingen door op het juiste moment een steuntje in de rug te geven. Zoals de toeschouwers die mijn naam scandeerden.

“Hans, je kunt het. Nog even en je bent er.”

En als je dan de finish hebt bereikt, of het schuldenprobleem is opgelost. Wat een opluchting, wat een euforie. Wat een trots, wat een heerlijk moment.

Aarzel niet om contact met ons op te nemen als u een financiële uitdaging heeft.

Loonbeslag en budgetcoaching

Veel salarisadministrateurs krijgen de laatste tijd te maken met het loonbeslag. Een medewerker heeft bijvoorbeeld financiële problemen die leiden tot een beslag op het inkomen. Meestal een gevoelig proces voor alle betrokkenen. De plichten van de werkgever worden bepaald door wet- en regelgeving. Maar op welke zaken moet je letten bij de verwerking van het loonbeslag? Denk bijvoorbeeld ook aan het aanbieden van budgetcoaching

Preferent beslag
Voorheen werd er gesproken van een preferent beslag, waar de beslaglegger dit vaak zelf aangaf in de zogenoemde beslagexploot. Tegenwoordig geldt preferent beslag alleen nog voor de Belastingdienst of de beslaglegger die zich als eerste meldt bij de werkgever. Alleen een deurwaarder mag beslag leggen op loon. Maar alleen wanneer er een vonnis of dwangbevel is uitgesproken. Een incassobureau heeft geen wettelijke status, een werkgever is dus niet verplicht in te gaan op de eis van een incassobureau om loon af te dragen.

Zijn er onduidelijkheden over de schuld dan is het voor de werkgever altijd belangrijk contact op te nemen met de deurwaarder. Deze heeft vaak beter in kaart hoe groot de totale schuld is en weet of er zich meerdere schuldeisers hebben gemeld.

Verantwoordelijkheid van de medewerker, meedenken van de werkgever
De medewerker is uiteindelijk natuurlijk zelf verantwoordelijk voor het aflossen van de schuld. Helaas kan iemand flink geraakt worden door een financiële noodsituatie. Vaak is de invloed dan ook op de werkvloer merkbaar. In het kader van goed werkgeverschap, kan een werkgever hierin ondersteunen door ook in kaart te brengen hoe de situatie vordert en het gesprek aan te gaan. Eventueel kunnen wij ondersteunen door het aanbieden van budgetcoaching voor de medewerker. U kunt daarvoor contact met ons opnemen voor meer informatie.

SEPA Incasso via Mollie

De afschrijving van je abonnementsgeld verschijnt op je afschrift als Stichting Mollie Payments. Nadat je hebt afgerekend met iDEAL krijg je direct via e-mail een bevestiging.

Mollie is een Nederlands betaalsysteem en maakt gebruik van SEPA Incasso, het Europees systeem voor automatische incasso. Lees meer over Mollie op hun eigen website.

Door je eerste abonnementsfactuur met iDEAL te betalen geef je toestemming aan:
– Mollie om een opdracht te sturen aan je bank om een bedrag van je rekening af te schrijven;
– je bank om een bedrag van je rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van Mollie.

Verzoeken tot toekomstige afschrijvingen worden alléén uitgevoerd in opdracht van LEEV raadgevers.

Tenminste 7 dagen vóór afschrijving attenderen wij je via e-mail hierop en informeren wij je over eventuele wijzigingen met betrekking tot de betaaldatum of het bedrag.

Als je het niet eens bent met de afschrijving kun je deze laten storneren door je bank. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving contact op met je bank. Vraag je bank naar de voorwaarden. Bij je bank kan je meer informatie krijgen over je rechten met betrekking tot de incasso machtiging.

Door storneren behoud je de plicht je abonnementsgeld op een andere manier te betalen voor de betreffende termijn.

Aanmelden voor maandelijkse incasso van € -

LEEV raadgevers sluit zich aan bij Masters in Payroll & HR

LEEV raadgevers zet een volgende stap in de professionalisering van hun administratiekantoor. Per september sluit het kantoor zich aan bij Masters in Payroll & HR, een landelijke netwerkorganisatie gespecialiseerd in salarisadministratie, personeelsadministratie en HR. LEEV raadgevers is daarmee de eerste deelnemer in het oosten van Nederland.

LEEV raadgevers is in 2012 door Hans Strokap opgericht als Strokap Administratiekantoor, een administratiekantoor voor ZZP-ers en kleine zelfstandigen. Nadat Eertink Zorgadvies in 2014 vroeg hun PGB-portefeuille over te nemen, veranderde het kantoor zijn naam in LEEV raadgevers.

Allround financieel administratiekantoor

Sinds begin 2015 ondersteunt LEEV raadgevers klanten met een persoonsgebonden budget voor administratie en communicatie. De laatste jaren is de dienstverlening verder uitgebreid met budgetcoaching en schuldhulpverlening. Zo biedt het kantoor ondersteuning aan particulieren en bedrijven bij vrijwel alle financiële en administratieve vraagstukken.

Partner in P&O

LEEV raadgevers was al lange tijd op zoek naar een samenwerkingsverband. In Masters in Payroll & HR vonden zij de juiste partner, een organisatie met een landelijk netwerk van professionele dienstverleners in het P&O domein. De netwerkorganisatie is opgericht door Jos Achterberg, die al het grootste deel van zijn professionele carrière werkzaam is op het snijvlak van ICT en HR/Payroll. Naast een accountantskantoor, heeft hij als e-HRM expert vele aanbestedingen en implementaties van e-HRM systemen geleid.

Expertise en inkoopvoordelen

Naast de expertise op het gebied van salaris- en personeelsadministratie, profiteren klanten van inkoopvoordelen voor onder andere software en verzekeringen. En dankzij de vele professionals die aan Masters in Payroll & HR zijn verbonden, kan de continuïteit bij ziekte of andere onvoorziene absentie beter gegarandeerd worden.

Professionaliseren

Door zich aan te sluiten bij dit netwerk, kan LEEV raadgevers zijn dienstverlening op het gebied van salaris- en personeelsadministratie verder professionaliseren en uitbreiden. Tegelijkertijd profiteert Masters in Payroll & HR van de expertise van LEEV raadgevers op het gebied van budgetcoaching en schuldhulpverlening.

Mastersinpayroll

Zelf boekhouden in Excel met Johan

Een enkele keer komt het voor dat een klant de boekhouding zelf wil bijhouden, omdat er niet zoveel mutaties zijn en vraagt ons om een goedkoop alternatief. Om die vraag te beantwoorden zijn wij op zoek gegaan naar de mogelijkheden.

Tijdens deze zoektocht kwamen we het pakket Johan tegen. Dit is een op Excel gebaseerd overzicht waar u de boekhouding op eenvoudige wijze kunt bijhouden. Quote website Johan:

Johan helpt je focussen op wat je echt wilt doen, zonder geld kwijt te zijn voor een boekhouder. Houd zo geld over om je bedrijf te laten groeien, te investeren of lekker op vakantie te gaan! Hoe? Door simpel, snel en zonder boekhoudkennis je eigen administratie en aangifte te doen met één complete oplossing.

Mocht u kiezen om zelf de boekhouding te doen in Johan en toch ondersteuning nodig hebben, dan kunnen wij daarover uiteraard ook afspraken maken. Denk hierbij aan de jaarlijkse controle op omzetbelasting en de aangifte inkomstenbelasting.

Uiteraard kunnen wij ook de volledige boekhouding voor u verwerken in onze kantoor boekhoudsoftware, gekoppeld aan uw bankrekening en met de mogelijkheid van een App en een Portal.

Neemt u aub contact op wanneer u meer informatie wilt over onze diensten.

Roamingkosten zijn nu verleden tijd, hoge telefoonrekening niet per se

Met ingang van 15 juni is het belasten van hoge roamingkosten binnen Europa verleden tijd. Telecombedrijven mogen door Europese regelgeving geen extra geld meer vragen voor bellen in andere Europese landen. Hier zitten wel een aantal addertjes onder het gras. In andere Europese landen, betekend namelijk binnen de EU, dus Zwitserland en Turkije doen niet mee. Ook geld het voor een beperkte periode, gebruikt men langer dan 3 maanden voornamelijk de telefoon in het buitenland dan houdt de regel ook op.

Daarnaast is het zo dat voor bellen naar het buitenland nog wel hoge kosten berekend mogen worden. Als u uw camping in België of Duitsland wilt bellen om te zeggen dat u eraan komt, kun u beter wachten tot u over de grens bent.

Je moet op de volgende punten letten:

  1. De regels voor vrij bellen en dataverbruik gelden alleen binnen de lidstaten van de Europese Unie
  2. Bellen naar het buitenland vanuit Nederland wordt niet goedkoper door de nieuwe afspraken
  3. Er is een maximum gesteld op de periode waarin telecombedrijven geen extra kosten mogen rekenen
  4. Heb je in Nederland een onbeperkte bundel dan is deze in Europa níet zonder limiet
  5. Mogelijk gaan andere prijzen weer omhoog, komt het niet uit de lengte, dan wel uit de breedte

Snelstart #samenop een modewoord of echt effectief

Onze softwareleverancier Snelstart heeft eind april samenop geïntroduceerd. Een manier voor administratiekantoren om door middel van moderne technologie samen te werken met de klant. 

Door middel van een website en apps kan de klant daarmee inzicht krijgen in de actuele cijfers en ook bonnetjes en facturen uploaden.   Hierdoor ben je als kantoor en als klant altijd bij met de administratie en voorkom je de bekende “schoenendoos”. 

Naast deze mogelijkheid is ook de samenwerking met banken uitgebreid. Naast koppelingen met KNAB en ABN-AMRO kunnen ook bankafschriften van de Rabobank automatisch worden ingelezen. Dit verkleind het aantal handelingen die de klant zelf moet doen en zorgt ervoor dat de administratie meer bij is. 

Ook de mogelijkheid van factureren is ingebouwd, hierdoor kan de klant overal een factuur aanmaken waarna deze per mail wordt verstuurd. Deze facturen staan dan automatisch in de boekhouding waardoor ook het debiteurenbeheer vanuit samenop kan plaatsvinden. Een kopiefactuur kan ook eenvoudig worden verstuurd vanuit de samenop omgeving. 

Wij zijn erg tevreden met Samenop en verwachten dat wij hierdoor onze klanten nog meer kunnen ontzorgen en nog meer aan de advieskant kunnen gaan staan of zitten. Het is wat ons betreft meer dan een modewoord. Wij willen ook samenop met onze huidige en nieuwe klanten. 

Wilt u als zelfstandige of kleine tot middelgrote onderneming ook kennismaken met de mogelijkheden van samenop en onze dienstverlening daarbij? Neemt u dan contact met ons op via kantoor@leev-raadgevers.nl

Het touwtje uit de brievenbus.

De toespraak van Jan Terlouw is nog niet zolang geleden, maar het eerste rumoer is alweer weggeëbd, zo gaat dat met die dingen. De eerste paar dagen veel rumoer op social media over de touwtjes, politici die erop inhaken, critici die kritiek hebben. Veel berichten die de verschillende time-lines vullen. Veel berichten over de touwtjes uit de brievenbus, een zinsnede die 3 keer voorkomt in het betoog van 7,5 minuten.

De afgelopen dagen moest ik vaak terugdenken aan het betoog, ik dacht ze namelijk weer te zien, de touwtjes uit de brievenbus. Maar dat was het niet, het waren geen touwtjes, maar stroomdraden voor de kerstversiering. Ironisch, een groot deel van de toespraak bleef in mijn ogen op de social media onderbelicht, namelijk het klimaatprobleem en dat werd mij nu duidelijk.

Wij hangen de touwtjes uit de brievenbus, om de kerstverlichting aan te doen, om nog meer energie te verbruiken en meer lichtvervuiling te bewerkstelligen en pakken een toespraak aan om maar te hameren op vertrouwen, terwijl de wereld onder onze voeten vergaat.

Wat heeft dat nu met onze dienstverlening te maken, nou het volgende.

Wij willen met z’n allen graag dat we zuiniger omgaan met het milieu. Dus promoot onze overheid met de MIA (Milieu-investeringsaftrek) de aanschaf van milieuvriendelijke technieken. Echter geldt dit alleen voor investeringen in nieuwe producten, dus alleen nieuwe milieuvriendelijke auto’s, de ondernemer die een nieuwe auto te duur vindt of het juist milieuvriendelijker vindt een jong-gebruikte auto aan te schaffen vist achter het net. Veel kleine ondernemers zullen nu ervoor kiezen om gebruik te maken van de youngtimer-regeling, want een jong-gebruikte elektrische auto is een stuk duurder dan een vergelijkbare gewone auto en dat geld zeker voor een auto van 15 jaar of ouder. Het is niet zo dat de overheid er slechter van zou worden wanneer men een jong-gebruikte (tot 5 jaar oud) elektrische auto subsidieert. Nee, des-investeert u namelijk binnen 5 jaar, dan moet u een deel terugbetalen, dat deel zou de overheid dan kunnen inzetten. Dus overheid, waarom overweegt u niet om jong-gebruikte auto’s ook in aanmerking te laten komen voor de MIA, dan zullen waarschijnlijk meer ondernemers een jong-gebruikte elektrische auto verkiezen boven een youngtimer. En zullen er minder diesel-slurpende grote bakken op ’s lands wegen te vinden zijn.

De MIA kunt u als ondernemer wel gebruiken voor uw investering in zonnepanelen of andere milieuvriendelijke technieken. Meer informatie daarover vindt u op: http://www.rvo.nl/subsidies-regelingen/mia-en-vamil

Ik wens u allen goede Kerstdagen en een voorspoedig 2017 toe.

 

Herfst

Als ik fotograaf zou zijn geweest zouden de herfst en het voorjaar mijn favoriete seizoenen zijn geweest. De mooie kleurenpaletten van bruin/rood tot geel in de herfst en de frisse groentinten in het voorjaar, prachtig. 

De kleuren in de herfst ontstaan zoals u weet niet zomaar. Nee, het komt doordat de bomen zich voorbereiden op de winter. Een voorbereiding op een periode met minder voedingsstoffen waarbij keuzes moeten worden gemaakt. Een noodzakelijke keuze, het blad laten vallen, die bepaald of de boom de winter overleeft en weer kan stralen in het voorjaar.

Soms zegt men over iemand, hij of zij is in de herfst van zijn/haar leven, dan heeft hij of zij een bepaalde leeftijd bereikt op een schaal van lente (geboorte) tot winter (overlijden). Wat mij betreft kan de parallel juist ook getrokken worden als het minder goed gaat. Als je tegen onoverkomelijke schulden aanloopt bijvoorbeeld.

Als je “de winter” ziet aankomen, bijvoorbeeld een periode met minder inkomsten, dan zou je ook keuzes moeten maken. Je zou spreekwoordelijk je bladeren moeten laten vallen. Je zou bijvoorbeeld bepaalde abonnementen of privileges (zoals een auto) kunnen opzeggen en daardoor de winter door te kunnen komen. Zodat je in de lente weer kunt stralen.

Heb je hulp nodig bij het maken van deze keuzes, privé of bedrijfsmatig, neem dan contact met ons op.